Se faire payer ses factures en retard : 4 étapes à privilégier par les entreprises

De jour en jour, de nombreuses entreprises se plaignent des factures impayées par leurs clients. Généralement, elles ont recours aux mesures qui nécessitent non seulement de dépenses, mais également de disponibilité. Cette situation devient souvent complexe lorsque le débiteur prend l’option de ne pas régler sa dette et cela déclenche encore d’autres courses administratives de la part des entrepreneurs indépendants. Pourtant, se faire payer ses factures ne devrait en aucun cas impliquer autant d’énergies.
Si vous êtes dans ce cas, il importe de savoir que la façon dont vous le gérez a également son importance. C’est d’ailleurs ce qui définit l’espoir de bénéficier un jour du paiement de vos factures non acquittées. Cette manière réside dans de simples moyens que vous ignorez peut-être, lesquels moyens sont évoqués dans cet article.

1.      Prendre ses précautions juridiques

Lorsque vous souhaitez avoir le paiement de vos factures impayées par vos clients, il est important de penser à un certain nombre de précautions juridiques. En termes clairs, il s’agit de trouver des moyens nécessaires qui vous permettent de justifier l’accord que vous avez signé avec votre client par le passé. Étant donné que ce dernier retrace les modalités et les délais du paiement, il vous permettra d’être légalement en règle pour réclamer le paiement en question.
Dans la pratique, l’écrit dont il s’agit peut prendre la forme d’un devis, d’un contrat ou d’une facture. L’essentiel, c’est qu’il soit une preuve palpable qui vous permettra d’être soutenu par la loi. En effet, le document doit porter la signature à la main de votre débiteur. C’est une condition sine qua non pour réclamer légalement le paiement de votre créance. Cependant, pour vous protéger davantage, d’un point de vue juridique, n’hésitez pas à rédiger les Conditions Générales de Vente (CGV). Mettez en branle tous les moyens qui montrent que vous êtes effectivement en règle de procéder à une telle réclamation.
Par ailleurs, réclamer ses factures impayées étant une action chronophage susceptible d’avoir des impacts sur l’activité de l’entreprise, optez pour Upflow qui aide de nombreux entrepreneurs à gérer efficacement le suivi de leurs factures.

2.      Procéder au recouvrement amiable des factures non acquittées

En cas de factures impayées, la relance à l’amiable est normalement la première procédure à privilégier pour entrer en possession des sommes dues par votre débiteur. À ce sujet, il importe de notifier qu’il existe trois grands moyens que vous pouvez utiliser. Il s’agit notamment de la relance par téléphone, de la relance par mail et de la relance par lettres.

Relance par téléphone

Lorsque vous remarquez que le client ne respecte pas les délais impartis pour le paiement, la première solution consiste à l’appeler. Si vous avez ce réflexe, il vous permet de comprendre les motifs qui sous-tendent le non-paiement des factures. Il peut s’agir de l’oubli, de l’insolvabilité, de facture non réceptionnée, etc.  Quelle que soit la raison, profitez de l’occasion pour rappeler à votre débiteur ses responsabilités vis-à-vis de votre entreprise. Cependant, si ce dernier traverse des difficultés financières, c’est le moment de discuter avec lui d’un quelconque arrangement. Il s’agit de définir d’autres modalités de paiement. Par exemple, de commun accord, vous pouvez allonger les délais de paiement ou échelonner la dette.
En tout état de cause, il est conseillé d’effectuer l’appel de manière courtoise. Vous ne devez pas menacer votre client sous peine de sanction pénale. Figurez-vous que l’objectif de la relance à l’amiable est de pouvoir trouver une solution à la situation, et ce, de commun accord avec le débiteur. En dehors de cette considération, le fait d’utiliser un ton courtois vous permet de préserver au mieux vos relations commerciales.

Relance par mail

L’objectif de relancer votre client par mail au sujet des factures impayées, c’est de pouvoir disposer une trace écrite. En effet, cette solution peut être perçue comme étant moins brusque et surtout plus diplomate. Vous avez la possibilité de la substituer ou de l’ajouter à la relance téléphonique. Le mail étant un moyen de communication qui est à la fois pratique et adapté pour ce contexte, il vous permet de résoudre le problème d’impayé dans les meilleurs délais. Cette solution offre également l’avantage d’avoir une trace écrite de votre demande. Ainsi, au cas où la justice interviendrait, la copie du mail peut mieux servir en raison de sa forte valeur juridique.

Lettres de relance

Lorsque l’appel téléphonique et la relance par mail ne sont pas suivis d’effet, vous avez la possibilité d’envoyer des lettres de relance à votre débiteur. Dans ces documents, il est question de lui rappeler que l’arrivée à échéance et la nécessité pour lui de payer ses factures. En effet, il est possible de rédiger alternativement deux différentes lettres.

Première lettre

La première relance de facture par lettre ne constitue pas une obligation légale. Cela suppose qu’il est possible de s’en passer à engager le processus de la mise en demeure. Toutefois, il importe de signaler qu’il est toujours bienséant de relancer le client par courrier en cas de non-paiement de factures. À noter que cette première étape se doit d’être totalement informative sans aucune trace de menace. Par exemple, vous ne devez pas rappeler à votre débiteur les risques judiciaires qu’il encourt. Cela peut d’être des répercussions sur votre entreprise et impacter également vos relations commerciales.
Dans la pratique, vous n’avez qu’à rappeler au débiteur les faits. En termes clairs, mentionnez les éléments suivants :

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• La nature de la facture en question ;
• La somme due ;
• Les indemnités dues au retard

Aussi, vous devez joindre à la lettre des copies des factures relatives à la relance.

Deuxième lettre de relance

Votre client peut délibérément prendre l’option de négliger vos écrits bien qu’il n’ait pas encore recouvré ses factures. Dans ce cas, l’usage veut qu’une deuxième lettre lui soit envoyée bien avant une mise en demeure. À ce niveau, il faut souligner que l’objectif de la rédaction est de demander au client une réponse suite à la première lettre. À noter que vous vous devez d’adopter un ton plus ferme que d’habitude.
Si le contenu de la lettre aborde les mêmes idées, n’oubliez pas de faire cas de votre regret au sujet du non-règlement de la facture impayée. Par la même occasion, profitez pour mentionner les éventuels recours en justice que l’entreprise envisage. Cependant, l’envoi de cette seconde lettre doit se faire par courrier recommandé avec accusé de réception. L’intérêt de ce changement réside dans le fait que le débiteur comprend assurément la nouvelle allure que prend la situation. En termes clairs, c’est une manière de lui signaler le durcissement de votre position.

3-Adresser une lettre de mise en demeure

Contrairement aux lettres de relance, les mises en demeure sont obligatoires, car elles sont fortement recommandées par la loi. Le fait est qu’elles produisent des effets juridiques. En effet, une mise en demeure peut être définie comme étant une phase qui vient en prélude à toute action judiciaire. En réalité, elle ne vous permet pas de procéder à une saisie. Toutefois, l’intérêt dans cette manière de procéder est qu’elle vous permet de mettre votre débiteur face à ses responsabilités en ce qui concerne la menace de recours judiciaires. Mieux, la mise en demeure est un excellent moyen légal pour demander d’intérêts moratoires ou d’intérêt de retard.
Cependant, pour que votre lettre de remise en demeure ait les effets escomptés, sachez qu’un certain nombre de mentions obligatoire doivent y figurer. On peut citer :

• Date d’envoi de la lettre ;
• Coordonnées du destinataire et celles de l’expéditeur ;
• Mention « Mise en demeure » ;
• Nature de l’obligation du débiteur ;
• Délai accordé au débiteur pour régler les factures impayées ;
• Les inconvénients au cas où les factures ne seraient pas recouvertes ;
• La signature de l’expéditeur.

Par ailleurs, en cas de paiement des factures, le client fera face à des pénalités de retard. Selon l’article L.441-10 II du Code de commerce, le taux d’intérêt des pénalités de retard en B2B équivaut au taux d’intérêt que la Banque Centrale européenne applique à son opération de refinancement, majoré d’un pourcentage de 10 %. Ainsi, étant donné que le taux de la Banque évoquée est à 0 %, cela suppose que le taux d’intérêt des pénalités de retard s’élève à 10 %. À ce sujet, pour avoir une idée précise des pénalités de retard de votre débiteur, il suffit de faire ce calcul : 10 % × le montant de la facture non acquittée × nombre de jours de retard÷ 365.

4.      Recouvrement judiciaire

Malgré vos tentatives de régler l’affaire à l’amiable, si votre client n’agit pas, c’est bien le moment d’adopter la mesure de recouvrement judiciaire. À ce sujet, il faut notifier que trois types de procédures s’offrent à vous. Il s’agit de l’injonction de payer, du référé-provision et de l’assignation en paiement.

Injonction de payer

La procédure d’injonction de payer est généralement adoptée par de nombreuses entreprises, car elle permet au créancier de recouvrer rapidement ses créances. Cette procédure étant non contradictoire, le débiteur n’apparaît pas devant le tribunal. La décision de justice dans ce cas est basée sur les éléments que vous apportez. En effet, une fois que la requête est justifiée, le juge rend une ordonnance portant injonction de payer. Au cas où le débiteur ne serait pas en mesure de régler spontanément la facture, un huissier de justice prend le dossier en charge. Celui-ci met en œuvre une procédure de saisie sur les biens de votre débiteur.

Référé-provision

Le référé-provision est une procédure rapide tout comme la précédente. Au terme de cette procédure, vous recevez une partie de la somme réclamée.

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Assignation en paiement

L’assignation en paiement est une procédure contradictoire qui permet au créancier de se retrouver en position de procès avec le débiteur. En effet, si le tribunal considère le défaut de paiement comme injustifié, des mesures d’exécution forcée peuvent être prononcées à l’encontre de votre débiteur.

En gros, il est bien possible de recouvrer les factures non acquittées lorsque votre client ne se manifeste pas. Quel que soit le motif de ce défaut, il est important de procéder d’abord au recouvrement amiable des factures.